1. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Kolarski Klub Sportowy „Bicykl Piaseczno” z siedzibą przy ul. Dworcowej 18/41, 05-500 Piaseczno, dalej jako „Klub”. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w tym w celu realizacji praw osób, których dane dotyczą, można kontaktować się z Klubem pod adresem e-mail: kksbicyklpiaseczno@gmail.com.


2. Zakres stosowania polityki
Polityka obejmuje dane osobowe przetwarzane przez Klub w związku z jego działalnością statutową, organizacyjną i promocyjną, w szczególności dane:

• członków Klubu, w tym członków założycieli,
• kandydatów na członków, jeżeli dane są przekazywane w procesie przyjęcia do Klubu,
• członków władz Klubu, w tym członków zarządu i komisji rewizyjnej,
• uczestników zawodów organizowanych lub współorganizowanych przez Klub,
• uczestników obozów, wyjazdów i innych wydarzeń sportowych organizowanych przez Klub, zarówno dla dorosłych, jak i dla osób niepełnoletnich,
• rodziców lub opiekunów prawnych osób niepełnoletnich, jeżeli przekazują dane w związku z członkostwem albo uczestnictwem dziecka w wydarzeniu,
• osób utrwalonych na zdjęciach i nagraniach wykonywanych podczas aktywności Klubu.

3. Źródła pozyskiwania danych
Klub pozyskuje dane osobowe bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, albo od ich rodziców lub opiekunów prawnych.
W odniesieniu do członków Klubu dane są pozyskiwane przede wszystkim z wykorzystaniem serwisu SportsManago lub innych formularzy stosowanych przez Klub.
W odniesieniu do członków władz Klubu część danych, w tym numer PESEL, jest przekazywana bezpośrednio w komunikacji z daną osobą, w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązków rejestrowych i organizacyjnych.
W odniesieniu do uczestników zawodów dane są pozyskiwane przez systemy zapisów na zawody, formularze rejestracyjne lub bezpośrednio od uczestników.
W odniesieniu do obozów i wyjazdów dane są pozyskiwane z formularzy zgłoszeniowych, kart kwalifikacyjnych, oświadczeń zdrowotnych oraz innych dokumentów niezbędnych do bezpiecznej organizacji wydarzenia.

4. Kategorie przetwarzanych danych
Klub przetwarza, zależnie od celu i rodzaju relacji z daną osobą, następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne, w szczególności imię i nazwisko;
• dane kontaktowe, w szczególności adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania;
• dane organizacyjne, w szczególności informację, czy dana osoba jest pełnoletnia, wiek albo rok urodzenia, dane niezbędne do przypisania do grupy treningowej, kategorii wiekowej albo listy startowej;
• numer PESEL – wyłącznie w przypadkach, w których jest on rzeczywiście potrzebny, w szczególności w odniesieniu do członków założycieli oraz członków władz Klubu;
• dane dotyczące zdrowia, wyłącznie gdy jest to uzasadnione organizacją obozu lub wyjazdu i bezpieczeństwem uczestnika, np. oświadczenie o braku przeciwwskazań zdrowotnych do podejmowania aktywności kolarskiej, informacje o uczuleniach, przyjmowanych lekach lub szczepieniach – w szczególności przy obozach dla dzieci;
• wizerunek utrwalony na zdjęciach i nagraniach video wykonywanych podczas treningów, zawodów, obozów, wyjazdów i innych aktywności Klubu.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w zakresie adekwatnym do celu. Klub opiera przetwarzanie na jednej lub kilku z następujących podstaw prawnych:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań przed przyjęciem do Klubu albo do wykonania relacji członkowskiej lub organizacyjnej, w tym prowadzenia członkostwa, komunikacji organizacyjnej, zapisów na wydarzenia oraz udziału w obozach i zawodach;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązków prawnych ciążących na Klubie, w szczególności obowiązków wynikających z przepisów o stowarzyszeniach, rachunkowości, dokumentacji działalności albo wymogów rejestrowych;/li>
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Klubu, takich jak organizacja działalności sportowej, zapewnienie sprawnej komunikacji, prowadzenie zapisów, tworzenie list startowych, publikacja wyników zawodów, dokumentowanie wydarzeń, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz promocja działalności Klubu;/li>
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – gdy dana osoba wyraziła zgodę na określone przetwarzanie, w szczególności jeżeli Klub zdecyduje się oprzeć publikację określonych materiałów lub dodatkowe działania informacyjne na zgodzie;/li>
• art. 9 ust. 2 lit. a RODO – w odniesieniu do danych szczególnych kategorii, w szczególności danych o zdrowiu, na podstawie wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą, albo jej rodzica lub opiekuna prawnego, jeżeli dotyczy to osoby niepełnoletniej.

6. Przetwarzanie danych członków Klubu
Klub przetwarza dane członków w celu przyjęcia do Klubu, prowadzenia ewidencji członków, komunikacji organizacyjnej, ustalania uprawnień członkowskich, obsługi składek, organizacji treningów, wyjazdów i innych aktywności statutowych.
Co do zasady Klub przetwarza w tym obszarze imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania oraz informację, czy dana osoba jest pełnoletnia czy poniżej 18 roku życia.
Numer PESEL członka nie powinien być pozyskiwany rutynowo, chyba że jest to niezbędne z uwagi na szczególny cel prawny lub organizacyjny. Klub wskazuje, że posiada numer PESEL członków założycieli oraz członków władz, ponieważ dane te mogą być potrzebne do celów rejestrowych i formalnych.

7. Dane członków władz Klubu
Klub przetwarza dane członków zarządu i komisji rewizyjnej w zakresie niezbędnym do organizacji pracy organów, reprezentacji Klubu oraz wypełniania obowiązków formalnych, rejestrowych i sprawozdawczych. W tym celu Klub może przetwarzać imię i nazwisko, dane kontaktowe i numer PESEL, o ile jest on wymagany do prawidłowego wykonania tych obowiązków. Dostęp do tych danych powinien być ograniczony do osób, które rzeczywiście potrzebują ich do wykonywania zadań związanych z funkcjonowaniem Klubu.

8. Dane uczestników zawodów
Klub przetwarza dane uczestników zawodów w celu przyjęcia zgłoszenia, organizacji udziału w zawodach, przygotowania list startowych, przypisania do kategorii, kontaktu organizacyjnego, publikacji wyników oraz dokumentowania przebiegu wydarzenia.
W tym obszarze przetwarzane mogą być w szczególności: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania oraz wiek lub dane potrzebne do ustalenia kategorii wiekowej.
Publikacja list startowych i wyników zawodów może być oparta na prawnie uzasadnionym interesie Klubu oraz na specyfice wydarzenia sportowego, ponieważ bez ujawnienia podstawowych danych identyfikacyjnych organizacja rywalizacji sportowej i ogłoszenie wyników byłyby istotnie utrudnione.
Zakres publikowanych danych powinien być ograniczony do danych niezbędnych z perspektywy organizacji i transparentności zawodów.

9. Dane uczestników obozów i wyjazdów
Klub przetwarza dane uczestników obozów i wyjazdów w celu organizacji wydarzenia, zapewnienia kontaktu organizacyjnego, bezpieczeństwa uczestników, realizacji obowiązków opiekuńczych oraz prowadzenia wymaganej dokumentacji.
Poza podstawowymi danymi identyfikacyjnymi i kontaktowymi Klub może przetwarzać oświadczenia o braku przeciwwskazań zdrowotnych do podejmowania aktywności kolarskiej.
W przypadku obozów dla dzieci Klub może przetwarzać także informacje o szczepieniach, przyjmowanych lekach, uczuleniach lub innych okolicznościach zdrowotnych, jeżeli jest to rzeczywiście niezbędne dla ochrony zdrowia i bezpieczeństwa dziecka podczas wydarzenia.
Takie dane powinny być pozyskiwane wyłącznie w minimalnym zakresie, przechowywane ze szczególną starannością, dostępne tylko dla osób faktycznie odpowiedzialnych za organizację i bezpieczeństwo wydarzenia oraz usuwane lub anonimizowane niezwłocznie po ustaniu celu, chyba że przepisy wymagają dłuższego przechowywania.

10. Dane osób niepełnoletnich
Klub przywiązuje szczególną wagę do ochrony danych osób poniżej 18 roku życia.
Jeżeli przetwarzanie danych osoby niepełnoletniej wymaga złożenia oświadczenia, zgody albo przekazania danych zdrowotnych, Klub oczekuje działania rodzica lub opiekuna prawnego, zgodnie z przepisami prawa i przyjętymi procedurami organizacyjnymi.
Komunikacja oraz zakres danych dotyczących dzieci powinny być ograniczane do tego, co jest niezbędne dla realizacji członkostwa albo udziału w wydarzeniu.

11. Wizerunek, zdjęcia i nagrania video

W toku działalności Klubu mogą być wykonywane zdjęcia oraz nagrania video dokumentujące treningi, zawody, obozy, wyjazdy i inne wydarzenia związane z działalnością Klubu.

Materiały te mogą być wykorzystywane w celu dokumentowania działalności, budowania archiwum Klubowego, prowadzenia komunikacji z członkami i sympatykami oraz promowania działalności Klubu, w szczególności za pośrednictwem strony internetowej i mediów społecznościowych.

W zależności od charakteru materiału i sposobu jego wykorzystania podstawą przetwarzania może być prawnie uzasadniony interes Klubu polegający na relacjonowaniu i promowaniu działalności statutowej albo zgoda, jeżeli Klub przyjmie taki model dla określonych publikacji, przy czym w przypadku osób poniżej 18 roku życia podstawą dla takiego przetwarzania stanowi każdorazowo zgoda opiekuna prawnego.
W przypadku materiałów dotyczących dzieci rekomendowane jest uzyskiwanie uprzedniej zgody rodzica lub opiekuna prawnego, zwłaszcza gdy wizerunek dziecka ma charakter bardziej eksponowany niż incydentalny element relacji z wydarzenia.

12. Odbiorcy danych i powierzenie przetwarzania
Dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom, które wspierają Klub w prowadzeniu działalności, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania.
Do takich odbiorców mogą należeć w szczególności dostawcy systemów informatycznych, w tym SportsManago, operatorzy systemów zapisów na zawody, operatorzy systemów śledzenia przebiegu jazdy uczestników, podmioty zapewniające hosting, pocztę elektroniczną lub narzędzia komunikacyjne, biuro rachunkowe, podmioty ubezpieczeniowe, organizatorzy lub współorganizatorzy wydarzeń, a także podmioty świadczące usługi
fotograficzne lub informacyjne.
Jeżeli dany podmiot przetwarza dane w imieniu Klubu, Klub powinien zawrzeć z nim odpowiednią umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, zgodnie z art. 28 RODO. Jeżeli podmioty takie posiadają status odrębnego administratora danych, umowa taka nie jest konieczna.
Dane mogą być także przekazywane uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

13. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Co do zasady Klub powinien korzystać z rozwiązań zapewniających przetwarzanie danych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli jednak wykorzystywany dostawca usług informatycznych lub komunikacyjnych wiąże się z przekazaniem danych poza EOG, takie przekazanie może nastąpić wyłącznie z zachowaniem wymogów RODO.

14. Okres przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to potrzebne do celu, w jakim zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych, potrzeb organizacyjnych oraz możliwości obrony przed roszczeniami.
Co do zasady:

• dane członków Klubu są przechowywane przez czas trwania członkostwa, a następnie przez okres niezbędny do rozliczeń, archiwizacji i obrony przed roszczeniami;
• dane uczestników zawodów są przechowywane przez okres niezbędny do organizacji i rozliczenia wydarzenia, publikacji wyników, archiwizacji działalności sportowej oraz obrony przed roszczeniami;
• dane uczestników obozów i wyjazdów są przechowywane przez czas niezbędny do organizacji i rozliczenia wydarzenia, a dokumentacja zawierająca dane zdrowotne – możliwie krótko, z uwzględnieniem zasad minimalizacji;
• dane członków władz Klubu są przechowywane przez okres pełnienia funkcji, a następnie przez czas wymagany przepisami lub uzasadniony potrzebami archiwalnymi i dowodowymi;
• materiały zdjęciowe i video są przechowywane przez okres przydatności dla celów dokumentacyjnych i promocyjnych, do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu albo cofnięcia zgody – jeżeli przetwarzanie było oparte na zgodzie – chyba że dalsze przechowywanie jest uzasadnione nadrzędnym interesem prawnym Klubu.

15. Prawa osób, których dane dotyczą
Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje – w granicach wynikających z RODO – prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, osobie przysługuje także prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.
Osobie przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

16. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak w wielu przypadkach niezbędne do uzyskania członkostwa, zapisania się na zawody, udziału w obozie lub prawidłowej organizacji wydarzenia.
Niepodanie danych wymaganych w danym procesie może uniemożliwić przyjęcie do Klubu, rejestrację na wydarzenie albo bezpieczne uczestnictwo w aktywności organizowanej przez Klub.

17. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Klub nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na te osoby wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosuje profilowania w rozumieniu RODO, chyba że w konkretnym procesie zostanie wyraźnie wskazane inaczej.

18. Zasady bezpieczeństwa
Klub stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do skali i charakteru przetwarzania danych, w szczególności ogranicza dostęp do danych do osób upoważnionych, korzysta z zabezpieczonych narzędzi informatycznych, dba o rozliczalność czynności przetwarzania oraz wdraża zasadę minimalizacji danych.
Szczególną ochroną powinny być objęte dane o zdrowiu, numery PESEL oraz dane dzieci.

19. Realizacja obowiązku informacyjnego
Niniejsza polityka prywatności jest udostępniana na stronie internetowej Klubu. Klub może realizować obowiązek informacyjny również przez przekazanie linku do tej polityki przy zbieraniu danych osobowych, a w razie potrzeby dodatkowo przez przekazanie klauzul informacyjnych dostosowanych do konkretnego procesu, np. członkostwa, zapisów na zawody albo udziału w obozie.
W przypadku gdy z uwagi na specyfikę procesu konieczne jest przekazanie bardziej szczegółowych informacji, Klub może stosować dodatkowe klauzule informacyjne.

20. Postanowienia końcowe
Polityka podlega okresowemu przeglądowi i może być aktualizowana w razie zmian przepisów prawa, sposobu działania Klubu, wykorzystywanych narzędzi lub zakresu przetwarzanych danych.
Aktualna wersja polityki jest publikowana na stronie internetowej Klubu.